المادة 14 من تعليمات إدارة وتنظيم المستودعات العسكرية والرقابة على المخزون رقم 0 لسنة 2022

أ- تفتح سجلات لكافة انواع اللوازم مهما كان نوعها مستهلكة أو غير مستهلكة باستثناء المواد المستهلكة التي يتم شراؤها بكميات قليلة للاستهلاك الفوري. ب- ترقم صفحات سجلات اللوازم بالتسلسل وترتب بتسجيل أصناف اللوازم وفقاً للحروف الأبجدية أو الأرقام التي ترمز لأنواعها ومواصفاتها في سجل الفهرس الذي يجب أن يدون فيه اسم ونوع وقياس كل قطعة من اللوازم التي تؤخذ للعهدة. ج - ترتب السجلات في الوحدات وفقاً لقاعدة ترتيبها في قسم المحاسبة في المستودعات الرئيسية. د - تقابل سجلات الوحدات بسجلات قسم المحاسبة في المستودعات الرئيسية مرة واحدة كل ستة أشهر ويعتبر قادة الوحدات مسؤولين عن تنفيذ هذا الإجراء. ه -تفتح سجلات خاصة لقيد اثمان اللوازم في اقسام المحاسبة في المستودعات الرئيسية وتجري معاملات البيع والتغريم بالنسبة لأحدث الاسعار الواردة في السجل. و- لا يفتح سجل جديد ما لم يصبح السجل القديم منتهياً أو غير صالح للاستعمال ويجب ان يتم بموافقة قائد الوحدة أو رئيس القسم وبعد مقابلة القيود في قسم المحاسبة والمستودعات الرئيسية. ز- تعتمد كافة السجلات والنماذج والبطاقات وأيّ ة وسائل أخرى والمستخدمة حالياً في القوات المسلحة والأجهزة الأمنية . ح - يمنع الكشط أو الشطب أو المسح أو الإضافة عند حدوث الأخطاء في السجلات أو المستندات على اختلاف أنواعها ويتم إجراء تصحيح الاخطاء بتسطير خط بالمداد الاحمر على الارقام أو الكلمات الخطأ دون إخفائها وكتابة الارقام والكلمات الصحيحة فوقها موقعة من المسؤول على كل تصحيح يجريه.