المادة 2 من نظام فهرسة وتصنيف المعلومات والوثائق رقم 71 لسنة 2025

أ - يكون للكلمات والعبارات التالية حيثما وردت في هذا النظام المعاني المخصصة لها أدناه ما لم تدل القرينة على غير ذلك :- القانون : قانون ضمان حق الحصول على المعلومات. الدائرة : الوزارة أو الدائرة أو السلطة أو الهيئة أو أي مؤسسة عامة أو مؤسسة رسمية عامة أو الشركة التي تتولى إدارة مرفق عام والنقابات والأحزاب وأي جهة تتلقى تمويلا جزئيا أو كليا من الموازنة العامة للدولة أو من أي جهة أجنبية. المعلومات: أي بيانات مكتوبة أو سجلات أو إحصاءات أو وثائق مكتوبة أو مصورة أو مسجلة أو مخزنة الكترونيا أو بأي طريقة وتقع تحت إدارة المسؤول أو ولايته. البيانات: مجموعة من الحروف أو الأرقام أو الرموز الإلكترونية أو المطبوعة أو المرئية أو المسموعة، الموجودة لدى أي جهة سواء كانت صادرة عنها أو حصلت عليها من الغير. المسؤول: رئيس الوزراء أو الوزير أو الرئيس أو المدير العام للدائرة أو مدير الجهة المعنية. اللجنة: لجنة فهرسة وتصنيف المعلومات والوثائق المشكلة بمقتضى أحكام هذا النظام. الرئيس: رئيس اللجنة. الوثائق: أوعية تخزين المعلومات والبيانات بأشكالها كافة. الملف: الوعاء الذي يتم فيه حفظ الوثائق حسب مواضيعها وأنشطتها. السجل: فهرس ورقي أو إلكتروني يتضمن قائمة بالوثائق والملفات توصف فيه وصفاً شاملاً. قواعد الحفظ: مستودعات ورقية أو الكترونية تُ رَمّ ز فيها الملفات لحفظ الوثائق الوسيطة. الترميز: آلية تنظيم الوثائق والملفات المعتمدة في الدائرة باستخدام رموز رقمية أو هجائية أو مركبة مميزة تخصص لكل منها مدد الاستبقاء: عدد سنوات الاحتفاظ بالوثائق والملفات المتداولة لدى الدائرة من وثائق جارية أو وثائق وسيطة أو وثائق نهائية استناداً الأحكام قانون الوثائق الوطنية. ب- تعتمد التعاريف الواردة في القانون حيثما ورد النص عليها في هذا النظام ما لم تدل القرينة على غير ذلك.